Metropolregion Rhein-Neckar

Vor der Archivierung steht die Erfassung von den in der Verwaltung nicht mehr laufend benötigten Urkunden, Akten, Karteien, Plänen, Bild-, Film- und Tonmaterialien sowie sonstigen Informationsträger und maschinenlesbar auf diesen gespeicherten Informationen und Programmen. Da in jeder Verwaltung immer mehr Schriftgut "produziert" wird, sind die Archive gezwungen, aus dem anfallenden Schriftgut eine Auswahl zu treffen, welche die Entwicklung und die Ereignisse in der jeweiligen Gemeinde, in dem Unternehmen etc. repräsentativ dokumentiert. Diese Bewertung erfolgt nach rechtlichen, verwaltungspraktischen und historischen Gesichtspunkten und hat zum Ziel, durch eine sachgerechte Auswahl die Rechtsansprüche des Archivträgers zu wahren und den zukünftigen Generationen ein möglichst getreues Bild der gegenwärtigen Zeit zu überliefern.

Diese Bewertung ist eine der Hauptaufgaben und gleichzeitig die schwierigste Aufgabe der Archivare/-innen, denn alles, was sie für nicht archivwürdig befinden, wird vernichtet (kassiert) und ist für die Nachwelt unwiederbringlich verloren. Deshalb dürfen allein nur die Archivare/-innen auf Grund ihrer verwaltungstechnischen und wissenschaftlichen Kenntnisse befugt sein, über die dauernde Verwahrung oder Vernichtung von Schriftgut und sonstigen Informationsträgern zu entscheiden.

Jedes Archivgut, das vom Archivar oder der Archivarin zur dauernden Aufbewahrung bestimmt wurde, muss dann nach bestimmten Prinzipien geordnet und verzeichnet werden, um es so für die eigene und öffentliche Benutzung zu erschließen.

Das Ergebnis dieser Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten findet seinen Niederschlag in der Erstellung eines "Findbuches" bzw. "Inventars", das für Archivbenutzer/-innen eine unverzichtbare Übersicht über den jeweiligen Bestand des Archivs liefert. Das Archivgut wird dann - fern von schädlichen Einflüssen - in sicheren Magazinräumen zur dauernden Aufbewahrung deponiert.

Eine nicht minder wichtige Aufgabe ist die Pflege des archivierten Bestandes. Dazu ist es zunächst notwendig, die nötigen räumlichen und klimatischen Bedingungen im Magazin zu schaffen und aufrechtzuerhalten, damit das empfindliche Archivgut unter optimalen Voraussetzungen schadlos für die Nachwelt erhalten werden kann. Ein geschlossener, feuersicherer Raum, der nur vom Archivpersonal betreten werden darf, mit konstanter Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit sind dafür ebenso notwendig wie die sachgerechte, staubfreie Lagerung des Schriftgutes in Archivkartons, das vorher von Metall (Klammern) und säurehaltigem Büromaterial (Klebestreifen) zu befreien ist. Auch die Altbestände im Archiv (Urkunden, Amtsbücher, Rechnungen etc.) bedürfen einer weit- und umsichtigen Behandlung. Rechtzeitig müssen konservatorische Maßnahmen veranlasst und schadhaftes und gefährdetes Archivgut zur sorgfältigen und originalgetreuen Restaurierung an eine qualifizierte Restaurierungswerkstatt abgegeben werden.

Jedes Archiv soll sich zugleich auch als aktuelles Informations- und Dokumentationszentrum für das Leben innerhalb seines jeweiligen "Archivsprengels" in all seinen vielfältigen Erscheinungsformen verstehen. Deshalb werden dort ergänzend auch Quellen gesammelt, die außerhalb der jeweiligen Verwaltung entstanden sind. Z.B. sollen Werbebroschüren ortsansässiger Firmen, Zeitschriften, lokale Zeitungen, Verlautbarungen und Berichte von politischen Parteien und Institutionen, Plakate, Flugblätter und Bilder jeder Art vom Archiv ebenso gesammelt werden wie Nachlässe bedeutender Persönlichkeiten, Autographen, Bücher und Manuskripte. Auch Ton- und Bildträger wie Tonbänder, Filme und Videoaufzeichnungen sind Zeitdokumente, die für das Informationsbedürfnis unserer Zeit und künftiger Generationen von großer Bedeutung sind, beziehungsweise sein werden. Dies hat deshalb in der möglichst breit gefächerten Sammeltätigkeit des Archives seinen Niederschlag zu finden. Unverzichtbar für die dienstlichen Recherchen und die allgemeine Benutzung ist außerdem eine gut sortierte Archivbibliothek. Darin finden die Belegexemplare von den im Archiv erarbeiteten Veröffentlichungen ihren Standort; auch sonstige Neuerscheinungen zur allgemeinen Geschichte, zur Geschichte der Region und Nachschlagewerke sind hier greifbar.

Mündliche Befragungen von Zeitzeugen, älteren Bewohner(inne)n oder Mitarbeiter(inne)n über besondere Ereignisse (oral-history), die mit dem Tonband aufgezeichnet werden, können das geschriebene oder gedruckte Quellenmaterial besonders im Hinblick auf die Alltagsgeschichte und die früheren Lebensverhältnisse bereichern und ergänzen; sie bringen außerdem jene Bevölkerungsschichten zum Reden, die ihre Zeitzeugnisse nicht verschriftlichen konnten. Durch diese Sammlungen des Archives wird die Entwicklung beispielsweise der ganzen Region, Stadt, Universität oder des Unternehmens und nicht nur die Tätigkeit der Verwaltung umfassend dokumentiert und für die Nachwelt erhalten.

Das vom Archiv verwahrte und verzeichnete Informationsgut wird seit jeher von der Verwaltung für ihre dienstlichen Zwecke herangezogen und benutzt. Sei es bei Liegenschaftsproblemen, bei zukünftigen Planungsvorhaben, bei Angelegenheiten der Denkmalpflege, bei der Vorbereitung aktueller Entscheidungen oder bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit; meist kann das Archiv durch historische Hintergrundinformationen (z.B. Ratsprotokolle), durch Pläne, Grundrisse und Fotos oder durch Zeitungsausschnitte wichtige und oft entscheidende Hilfestellung und Argumente liefern. Somit ist das Archiv festes Bindeglied von Vergangenheit und Gegenwart in einer modernen Verwaltung.
Nicht weniger wichtig ist jedoch die Benutzung des Archivs durch historisch interessierte Bürger/-innen ebenso wie durch Wissenschaftler/-innen verschiedener Disziplinen, durch Student(inn)en und Schüler/-innen. So entdecken die Hochschulen und Universitäten in letzter Zeit immer mehr den historisch bedeutsamen Quellenschatz, der parallel zur Überlieferung z.B. in staatlichen Archiven gerade auch in den ortsansässigen Archiven verwahrt wird. Viele Examens- und Doktorarbeiten werden derzeit über lokal- und regionalgeschichtliche Themen geschrieben, und die vielfältigen vor Ort angesiedelten Archive erweisen sich dabei für die Wissenschaftler/-innen als wahre Fundgruben.

Der Archivar und die Archivarin beraten dabei alle Interessent(inn)en in Fragen zur Geschichte und Entwicklung der Kommune, des Kreises, Bistums, Unternehmens usw. und geben Hinweise, in welchen Beständen die jeweils gesuchten Informationen zu finden sind. Allerdings werden die Benutzungsmöglichkeiten bei der Einsichtnahme in bestimmte Dokumente aus Gründen des Personen- und Datenschutzes und durch gesetzlich festgelegte Sperrfristen eingeschränkt.

Unabhängig von den Forschungstätigkeiten privater Personen und wissenschaftlicher Einrichtungen leisten selbstverständlich auch die Archive eigene Beiträge zur Erforschung der jeweiligen Stadt-, Gemeinde- und Kreis-, Bistums-, Universitäts- oder Unternehmensgeschichte etc..

Nur wenn der Archivar und die Archivarin in und mit dem eigenen Bestand aktiv forschend tätig sind, erhalten sie den notwendigen Überblick und den Blick für das Wesentliche in dem ihnen anvertrauten Quellenmaterial. Nicht zuletzt dadurch bekommen sie die erforderliche Voraussicht, wie ergiebig die Unterlagen für eigene und fremde spätere Forschungen sein können. Nur so sind die Archivare/-innen in der Lage, die Archivbenutzer/-innen sachkundig zu beraten und ihre Entscheidung über Archivwürdigkeit oder Kassation (Vernichtung) des Schriftgutes weitsichtig zu treffen. Zu Recht erwarten auch die Verwaltung bzw. der jeweilige Archivträger und die Gesellschaft von den jeweiligen Archiven, dass sie in Form von Quelleneditionen, wissenschaftlichen Untersuchungen, Darstellungen und Veröffentlichungen Wesentliches zur Erforschung der Geschichte und historischen Entwicklung ihres Gemeinwesens, Bistums oder Unternehmens usw. beitragen, und ebenso historisch Interessierte zur Arbeit im Archiv anregen und diese mit Rat und Tat fördern.
Neben diesen traditionellen Aufgabenfeldern der Archive haben sich in jüngster Zeit noch einige neue Wirkungsmöglichkeiten, vor allem in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit der Archive eröffnet.

Archive sind keine geheimen Schatzkammern, sie dienen vielmehr der Öffentlichkeit und stehen ihr als moderne Dienstleister zur Verfügung. Daher ist es wichtig, dass außer den wissenschaftlichen Veröffentlichungen des Archivs, die erfahrungsgemäß nur eine begrenzte Anzahl interessierter Personen zu erreichen vermögen, Archive auch mit populärwissenschaftlichen Veröffentlichungen, in denen die wissenschaftlichen Forschungsergebnisse in allgemein verständlicher Form dargestellt werden, nach außenhin wirken. Gerade so können historisches Wissen und neue Erkenntnisse aus dem Archiv einer breiteren Öffentlichkeit vermittelt und zugleich Interesse an der regionalen Geschichte und an der Arbeit des Archivs geweckt werden.
Dekorativ gestaltete und solide kommentierte Bildbände, stadtgeschichtliche Kurzdarstellungen in Festschriften, profunde Beiträge zu Unternehmensgeschichte und -kultur, Zeitungsartikel über historische Ereignisse oder berühmte Persönlichkeiten sind dafür eine ebenso geeignete Plattform wie interessant und kurzweilig geschriebene Aufsätze in eigens vom Archiv veröffentlichten Büchern oder Broschüren. Auch Ausstellungen mit ausgesprochenen kostbaren wie öffentlichkeitswirksamen Archivalien, mit alten Plänen, historischen Ansichtskarten und Fotos, die in einer Gegenüberstellung von früher und heute z.B. die bauliche Entwicklung einer Gemeinde oder das Wachstum eines Unternehmens veranschaulichen, erweisen sich dabei oft als wahre Publikumsmagneten und stoßen durchweg auf eine positive Resonanz in der Bevölkerung. Häufig kommt es vor, dass daraufhin spontan Leihgaben, Überlassungen oder Schenkungen an das Archiv erfolgen und dadurch die Bestände eine wichtige Bereicherung erfahren.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen Archiv und Einrichtungen der Erwachsenenbildung und ebenso mit den örtlichen Schulen hat sich in letzter Zeit als gleichermaßen sinnvolles und interessantes Betätigungsfeld für die Archive erwiesen. Mit den Schulen können Archivbesichtigungen und Ausstellungsbesuche als anschauliche Beispiele für die Arbeit im Archiv oder als Unterrichtsbegleitung für konkret erlebbare Lokalgeschichte durchgeführt werden. Ältere interessierte Schüler können mit ihrem Lehrer spezielle Aspekte der Gemeindegeschichte an Hand von Archivmaterialien vor Ort selbst erarbeiten und werden so z.B. an das Gemeindearchiv herangeführt und zum aktiven Umgang und zur Auseinandersetzung mit Geschichte angeregt. Vortragsveranstaltungen, Film- und Diaabende zu lokalhistorischen Themen werden von den Einrichtungen der Erwachsenenbildung und deren Teilnehmer(inne)n als Ergänzung zu den laufenden Kursen und als Informationsveranstaltungen zur Heimatgeschichte aus erster Hand gerne aufgenommen.

Aktive Kulturarbeit leisten die Archive auch in der für beide Seiten Gewinn bringenden Zusammenarbeit mit den lokalen und regionalen Geschichts- oder Heimatvereinen, die als selbstverständlich angesehen werden kann. Sollte in einer Gemeinde ein solcher Verein noch nicht bestehen, kann dessen Gründung durchaus vom jeweiligen Archiv initiiert und vorangetrieben werden. Die aktive Mitarbeit im Vorstand dieses Vereins eröffnen den Archivar(inn)en ein neues, interessantes Wirkungsfeld und stärken ihre Position im öffentlichen Leben.

Die moderne Informationstechnologie hat natürlich vor der Tür des Archives nicht Halt gemacht; der Einsatz der EDV hat ebenfalls in kleineren Archiven schrittweise neue Perspektiven und Arbeitsweisen eröffnet. Mit Hilfe von Personalcomputern lassen sich die Findbuchherstellung und deren Fortschreibung beschleunigen und aktualisieren. Die inhaltliche Erschließung des Schriftgutes kann mit der modernen Informationstechnik anders und einfacher als mit konventionellen Arbeitsmitteln erfolgen, indem Inhalt und Texte ganz oder teilweise gespeichert und durch Suchbegriffe und Indizes erschlossen werden. Diese inhaltliche Erschließung des Archivgutes hilft nicht nur dem Archivar und der Archivarin bei der täglichen Arbeit, sondern nicht zuletzt dem Archivbenutzer und der Archivbenutzerin, der bzw. die sich mittels dieser modernen Technik schnell einen Überblick über die für die jeweilige Fragestellung interessanten Unterlagen im Archiv verschaffen können.
In der Zukunft wird die Verwahrung, Verzeichnung und Aufbereitung der von der laufenden Verwaltung durch Einsatz von moderner Informationstechnik produzierten Unterlagen und ihrer Träger (Magnetbänder, Disketten, optische Speicher) die Archive vor neue, moderne Herausforderungen stellen. Dies hat zur Folge, dass eine konsequente Fort- und Weiterbildung in diesem vermeintlich nicht-archivischen Bereich dringend notwendig ist und der Erfahrungsaustausch der Archive aller Sparten untereinander einen noch größeren Stellenwert gewinnt. Die Dachverbände der Archivare/-innen (Verein deutscher Archivare mit seinen verschiedenen Fachgruppen, Arbeitsgemeinschaften, z.B. der Kreisarchivare beim Landkreistag und der hauptamtlichen Kommunalarchivare im Städtetag Baden-Württemberg, Bundeskonferenz der Kommunalarchivare beim Deutschen Städtetag, Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.V.) schaffen hierfür seit Jahren die notwendigen Rahmenbedingungen. Wichtig ist aber auch, dass gerade im stärker überschaubaren regionalen Verbund die Zusammenarbeit der einzelnen Archive zu diesem Zweck erfolgt. Deshalb haben sich seit Ende der 1980-er Jahre die Archivare und Archivarinnen der Archive zwischen Rhein und Neckar zu einem Arbeitskreis zusammengefunden, in dem spezifische Themen und Fragestellungen (wie z.B. Restaurierung, Archivische Sammlungen oder Einsatz moderner Büroautomatisations- und Informationstechniken) behandelt und erörtert werden.

Grundsätzlich gilt: Archive der öffentlichen Hand stehen jedem Interessierten im Rahmen der geltenden Gesetze und Bestimmungen (Bundesarchivgesetz, Landesarchivgesetze, örtliche Satzungen) zur Benutzung offen. Dagegen erfolgt die Benutzung eines Kirchenarchivs - obwohl Kirchen den Körperschaften öffentlichen Rechts zuzurechnen sind - nach innerkirchlichem Recht. Aber auch danach ist kirchliches Archivgut durchaus öffentlich zugänglich, kann “jede Person, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, (...) kirchliches Archivgut auf Antrag (...) benutzen".

Dies gilt mit gewissen Einschränkungen auch für die Archive von Rechtsträgern (wie z.B. Unternehmens- und Privatarchive), deren Rechtsstellung und deren Wirken eher dem Privatrecht zuzuordnen ist. Nach § 903 BGB liegt die Gewährung der Archivbenutzung im freien Ermessen des Eigentümers, das weder durch die grundgesetzlich verankerte Sozialbindung des Eigentums (nach Art. 14 Abs. 2) noch durch das Grundrecht auf Informations- und Wissenschaftsfreiheit (Art. 5 Abs. 1,3) eingeschränkt wird. Dennoch erfolgt die Benutzung auch von Wirtschaftsarchiven zumeist im Sinne der von der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.V. empfohlenen Benutzungsordnung analog oder doch ähnlich zu den Modalitäten von Archiven der öffentlichen Hand, schliesslich verstehen sich ebenso Unternehmensarchive als moderne Dienstleistungsbetriebe, die ihre Bestände in der Regel auch für Interessenten ausserhalb des Unternehmens zur Verfügung stellen.

Am einfachsten ist es für Sie, mit Hilfe gedruckter Quellen oder mit Hilfe der Sekundärliteratur oder sog. Zeitgeschichtlichen Sammlungen, das sind in der Regel personen- oder sachbezogen angelegte Zeitungsausschnittsammlungen, an Ihr Thema oder Ihre spezifische Fragestellung heranzugehen. Die meisten Archive verfügen über eine eigene Bibliothek mit landes-, stadt-, regional- und heimatgeschichtlicher Literatur, mit Veröffentlichungen zur Kirchen-, Universitäts-, Unternehmens- und Wirtschaftsgeschichte etc. sowie über die gängigen Zeitschriften und periodischen Veröffentlichungen. Hinzu kommen vielfach noch Jahreschroniken oder die lokalen Zeitungen.

Haben Sie bis jetzt jedoch noch nicht ausreichende Informationen zusammengetragen, so beginnt nun für Sie die eigentliche Archivarbeit: Findbücher (Inventare, Repertorien) und Karteien listen die Archivbestände auf und mit Hilfe des Archives gelingt es Ihnen bestimmt, jene Urkunden, Amtsbücher, Akten oder Karten usw. herauszufinden, die für Sie von Interesse sein könnten. Die so ermittelten Archivalien werden für Sie aus dem Magazin geholt und können nach einiger Zeit dann von Ihnen (im Lesesaal) am Benutzertisch eingesehen werden.

Da Archivalien ihrem Wesen nach einmalig und deshalb unersetzlich sind, erfordern diese selbstverständlich eine sorgfältige, d.h. möglichst schonende Behandlung; eine Ausleihe nach Hause - wie in den Bibliotheken - ist daher grundsätzlich nicht möglich.

Leseschwierigkeiten werden sich möglicherweise bei handschriftlichen Quellen aus älterer Zeit ergeben; doch mit etwas Übung und der Hilfestellung des Archives ist auch dies kein unüberwindbares Hindernis!
Zusätzlich zum klassischen Archivgut - Urkunden, Amtsbücher, Akten - stehen Ihnen auch die umfangreichen Sammlungen und Dokumentationen des Archives zur Verfügung: Das können sein Fotos, Plakate, Flugblätter, Festschriften oder Münzen, aber auch Filme, CD-Rom´s usw., die ihre Ausarbeitungen ergänzen und vertiefen oder doch (Zeitgeschichtliche Sammlungen) einen raschen ersten Themeneinstieg bieten.

Sollten Sie allerdings bei dieser Fülle in den Archiven der Metropolregion Rhein-Neckar einmal nichts ermitteln können, steht Ihnen dann noch der Weg in das Generallandesarchiv Karlsruhe (Nördliche Hildapromenade 2, 76133 Karlsruhe) oder das Hessische Staaatsarchiv Darmstadt (Karolinenplatz 3, 64289 Darmstadt) offen (das rheinland-pfälzische Landesarchiv Speyer liegt unmittelbar in unserer Region und ist aktives Mitglied des AK Archive). Denn dort werden die wichtigen staatlichen Unterlagen verwahrt, die für die systematische Erforschung der Geschichte des nordbadischen bzw. angrenzenden südhessischen Raumes immer wieder mitherangezogen werden müssen. Aber auch in diesem schier unübersehbaren Quellenbestand erhalten Sie vor Ort die notwendige Auskunft und Hilfestellung.

Sie sehen, die Arbeit im Archiv kann möglicherweise nicht immer problemlos verlaufen; sie macht aber in jedem Falle Spaß!